Errores en la Administracion de Proyectos

"Todo es un Proyecto".

Desde que empecé a estudiar formalmente Administración de Proyectos hace unos años, he escuchado esta frase: "Todo es un Proyecto", y he empezado a pensar que es muy cierta. Ya que muchas de las labores que se realizan tanto en nuestras empresas como en otros campos, tienen un inicio definido, y deberían tener un final definido, cosa que prácticamente no se cumple, y precisamente por eso, los encargados de hacer estos proyectos, hasta se resisten de colocar una fecha de finalización, ya que saben que NO LA VAN A CUMPLIR. Pero lo peor, que no se dimensiona, es que cuanto mas dure un proyecto más dinero seguirá drenando a nuestras organizaciones. Y es aquí donde llamo la atención a los gerentes y Juntas Directivas de las empresas. DEBEN EXIGIR QUE LOS PROYECTOS ANTES DE INICIAR, TENGAN UNA FECHA DE FIN, Y QUE ESTA SE CUMPLA.

La “Administración de Proyectos”, es precisamente la disciplina que debe de garantizar que los proyectos, terminen en su fecha especificada, cuesten lo que se dijo que costarían, y que al final se logren todos los objetivos que se establecieron al inicio, más los que en forma ordenada, y profesional se incluyan en el proceso de su desarrollo.

Durante tantos años asociado a proyectos de mercadeo, tecnologías de información, y de ventas, he podido apreciar y confirmar reiterativamente, lo que para mí son los TRES VERTICES DEL TRIANGULO DE LA MUERTE, que hace que estos proyectos fracasen. Y uso la palabra “fracasen”, porque a pesar de que los proyectos lleguen a finalizar “algún día”, el hecho de que cuesten el doble de lo que se estableció, que duren el doble del tiempo que se pronosticó, y que al final, no hago todo lo que se dijo o esperó que hiciera (lo cual es lo más común), debe de llamarnos a ser más exigentes con nosotros mismos y ver a todas luces que fracasaron.

Muy probablemente, si desde el inicio se hubiera hablado de estos costos, tiempos y alcance, estos proyectos no se hubieran realizado!

TRES VERTICES DEL TRIANGULO DE LA MUERTE EN LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

1) Personas NO capacitadas para administrar el proyecto a cargo de estos proyectos.
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Hasta hace algunos años, se pensaba que una persona por conocer y ser un profesional en el tema, podía realizar un proyecto sobre el ese tema. Por ejemplo, un doctor podía hacer una operación, un ingeniero un puente, un analista de sistemas, el desarrollo de un sistema, un mecánico hace un “tune-up” al carro. Sin embargo, esto no es cierto, todos ellos tienen el conocimiento para hacerlo, pero muy probablemente no tienen el conocimiento para hacer que el proyecto sea exitoso, es decir que logre cumplir y satisfacer la triple restricción de un proyecto dado: a) Su tiempo esperado de finalización, b) Cumplir su presupuesto, y c) Lograr sus objetivos (Calidad del proyecto). Realizar proyectos es una profesión en sí misma. HAY QUE APRENDER A HACER PROYECTOS. Hay metodologías, conocimiento, técnicas, experiencia y habilidades personales que deben de aprenderse formalmente y ejercitarse. El “Administrar Proyectos” es una profesión. Definitivamente un doctor, un ingeniero, un analista de sistemas, o un mecánico, deben de ser parte del “equipo del proyecto”, pero debe de ser un profesional en administración de proyectos el que lo lidere.

2) Falta de verdaderos “Stakeholders”
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Estos señores son los interesados, tanto en forma directa como indirecta de un proyecto.

Sin embargo, en este apartado, no me refiero a los “stakeholders” indirectos, que no conocen lo importante que son para un proyecto específico, y que es responsabilidad del Administrador del Proyecto, el hacer que sus necesidades, sean consideradas y gestionadas.

Sino más bien, me refiero a los “stakeholders” que hacen que el proyecto nazca y que deberían ser los que desde un inicio del proyecto, dediquen los recursos, el tiempo y todo el apoyo que el proyecto requiere. Lo primero que estos señores, deben de garantizar es que se contraten y utilicen los recursos humanos idóneos, con la capacitación y experiencia requerida, luego ser parte activa del proyecto, siendo un apoyo para el Gerente del Proyecto, y simultáneamente, ejerciendo su influencia para que aspectos fuera del alcance de este gerente de proyecto, puedan también, ser gestionados exitosamente.

3) Aceptar que existen proyectos que no deben de iniciar, o bien deben de detenerse y sus recursos ser reorientados a otros proyectos.
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Existen varias razones por las cuales, un proyectos debe de cancelarse. Y esto no se afronta en nuestras organizaciones, y a pesar de ello, seguimos dándoles recursos, haciendo perder el tiempo y dinero a otras personas y organizaciones, incluso a la nuestra propia organización. Algunas de estas razones son:

a) Existen, los llamados “ocuyectos”, es decir proyectos que existen porque a “alguien se le ocurrió que algo debía hacerse”, sin que mediara una verdadera necesidad, o una alineación con el negocio, o bien, si son buenas ideas, pero no es el momento histórico en la empresa, para realizar el proyecto en este momento.

b) También puede suceder, que el proyecto va a producir un producto que no será rentable, o que su momento ya no es el adecuado.

c) El proyecto, puede ser el correcto, pero su planificación se realizó incorrectamente

d) No existe el compromiso adecuado de los “stakeholders”

e) Nos damos cuenta que no se dispone de los recursos necesarios.

En estos casos, y en muchos otros hay que llevar el tema de “cancelar el proyecto” a la mesa, y tomar las decisiones del caso. Posteriormente, analizar que nos hizo iniciar un proyecto incorrecto y aprender para no volver a desperdiciar en forma tan triste los recursos de nuestras organizaciones.

Como lo hice!!

Este es el título, del libro "How I Made it", de Rachel Bridge, que relata 40 historias de personas, que sin tener mucho capital, crearon compañías, que hoy les produce muy interesantes ingresos.

Este es un libro que me gusta, porque muestra con hechos y con historias verídicas, algo que a veces se ve como un mito "EL EMPRENDEDOR". Tengo varios amigos en toda América Latina que han logrado, iniciando sin dinero, más que su salario, crear impresionantes empresas. Sé que algunos de ellos leerán este blog, y quisiera primero que todo felicitarlos, y segundo usar sus ejemplos para motivar a otras personas a hacer lo mismo que ellos. Sin embargo, dado que no tengo el permiso de ellos, para hablar de sus historias, solamente me voy a limitar a mencionar algunas características que los distinguen. Espero que ellos, algún día, escriban sus historias y ayuden a muchos otros, que quisieran hacer lo mismo.

A continuación, indicare algunas cosas que observe y aprendí de ellos:

SE LA CREYERON:
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Mis amigos, cuando empezaron sus proyectos, hablaban de ideas muy difíciles de creer. Estaban con sus pies bien puestos en la tierra y no estaban mintiendo, porque hablaban de lo que harían, y lo que tendrían. Pero era un hecho que no existía lo que estaban promoviendo. Sin embargo, creyeron lo que querían hacer, lucharon por lo que querían hacer, y ahora 10 o 15 años después, son realidades!

Lucharon 24 horas al día
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Es increíble es esfuerzo y sacrificio que hicieron. Si tenían que sacrificar sus noches, su tiempo con su familia, los dias feriados, semana santa o compromisos familiares, lo hacían. Hoy, tan solo una década después, tienen todo el tiempo del mundo con sus familias. Con empresas que les producen cómodos ingresos, tienen equipos de personas que, además de ganar un buen ingreso, también hacen que sus fundadores, puedan disfrutar de este esfuerzo, que por años y años han hecho.

Fueron los primeros en sus géneros:
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Tal vez, a esto se llame “visionarios”. En general, veo que ellos generaron ideas, que no habían pasado por la mente de otros, o bien, nadie más había puesto tanto esfuerzo, sacrificio y tiempo para lograr esas ideas. Ellos fueron los primeros en su campo. Curioso es pensar que cada idea se fundamenta en conceptos del día a día, en conceptos lógicos, y en necesidades que estaban identificadas. Pero nadie dijo: “Yo voy a hacer x o y, para resolver este problema como nadie mas”.

Ellos actuaron como “ranas sordas”
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Existe una fabula famosa que describe muy bien como actuaron estos amigos:

“Un grupo de ranas viajaba por el bosque, cuando de repente dos de ellas cayeron en un pozo profundo. Las demás se reunieron alrededor del agujero y, cuando vieron lo hondo que era, le dijeron a las caídas que, para efectos prácticos, debían darse por muertas. Sin embargo, ellas seguían tratando de salir del hoyo con todas sus fuerzas. Las otras les decían que esos esfuerzos eran inútiles.
Finalmente, una de las ranas atendió a lo que las demás decían, se dio por vencida y murió. La otra continuó saltando, cada vez con más fuerza, hasta que finalmente salió del hoyo. Las otras preguntaron: "¿No escuchabas lo que te decíamos?" La ranita les explicó que era sorda, y creía que las demás la estaban animando desde el borde a esforzarse más y más para salir del hueco.”
Recuerdo perfectamente, muchísimos comentarios que se hacían sobre ellos, en general se hablaba que no lograrían hacer lo que decían, y que lo que estaban predicando no era cierto. Bueno, hoy muchos años después. Todo es realidad, e incluso lograron mucho más de lo que en un principio dijeron, y aun hoy siguen hablando de más y mejores ideas. Creo que hoy, ya nadie se atreve a decir que no van a lograr lo que se proponen."

Amigos, todos estos son emprendedores, algunos ticos (nacidos en Costa Rica), sin capital inicial, y solamente con sueños en sus mentes, que hoy han logrado lo que ni ellos, se hubieran imaginado. Felicidades.

"Ganar" segun Jack Welch

Jack Welch,

Hablar de este ejecutivo es prácticamente imposible. Existen miles de sitios en internet que hablan de su historia, logros y enseñanzas, así como también existen detractores que también, no están o estuvieron de acuerdo con acciones o decisiones que tomó. Una buena fuente de información es por supuesto, wikipedia, en el link: http://en.wikipedia.org/wiki/Jack_Welch (ingles), o bien http://es.wikipedia.org/wiki/Jack_Welch (español). También recomiendo su sitio oficial: http://www.welchway.com/ (ingles)

Lo que admiro de Jack Welch, es su proceso de ascenso en General Electric (GE), hasta que en 1981 a los 45 años se convirtió en su CEO, puesto que ocupo durante dos décadas. Logrando resultados financieros incuestionables, los cuales obtuvo tomando decisiones impresionantes en esos momentos y que hoy, incluso, difícilmente las empresas toman, como por ejemplo que cada año despedía al 10% de los gerentes con los peores resultados mientras que premiaba a los mejores con increíbles bonos y premios. Durante su permanencia en GE, no sólo él amasó una gran fortuna, sino también, muchos de sus ejecutivos, pero no sin antes producir increíbles resultados.

Algo que también admiro de Jack Welch es la capacidad de administrar una gigantesca empresa como GE como si fuera una pequeña compañía. Incluso, estoy muy seguro, que muchos de los directivos de nuestras empresas latinoamericanas, no tienen el grado de control y dirección que Jack Welch ejerció sobre General Electric.

Hay mucho que aprender sobre este hombre. Como todos, cometió errores, pero hay un dicho muy interesante que utilizo frecuentemente: “Con el éxito no se discute”.

En Julio del 2006, publicó la versión en español de su libro “Winning”, del cual hemos distribuido un resumen muy interesante, que puede solicitarlo al subscribirse en: http://www.intesysconsulting.com/registro.

Abro este foro, para aprender más de este hombre. Que mas podemos aprender? Que debemos hacer igual que él? Que no debemos copiar?

Un abrazo
Edgar Vásquez
Intesys Consulting

El Nuevo Paradigma del Marketing

El Departamento de Mercadeo (Marketing), siempre ha sido visto como una entidad que gasta y gasta dinero, sin que tenga realmente un impacto medible en la organización. Por lo tanto, no es extraño ver que las empresas no vean al Departamento de Mercadeo, como un departamento que genere resultados concretos y fiables. Sin embargo, se mantienen estos departamentos, o al menos algunas personas con estas tareas, porque de alguna forma sabemos que son necesarios.

Pues esto NO ES LA REALIDAD EN MUCHAS EMPRESAS, que han podido "sistematizar", "medir", "controlar", y lograr "resultados medibles". De esto habla el resumen en español que enviamos a los subscriptores a nuestro web site, llamado "MEJORE SU MERCADEO PARA HACER QUE CREZCA SU NEGOCIO", el cual se publicó bajo el titulo “EL NUEVO PARADIGMA DEL MARKETING”.

Tengo la experiencia de haber trabajado en una empresa por muchos años, y haber visto, que al inicio gastábamos en marketing, sin casi más control, que el criterio personal, a veces bueno, pero a veces no tan bueno. Pero posteriormente, alrededor del año 1995, se estableció un verdadero proceso de mercadeo, el cual se basaba de ideas muy claras, generadas al mayor nivel de la empresa, y que conforme bajaban a las regiones y a los países, iban tomando el color de las necesidades de los clientes, para convertirse en verdaderas soluciones para nuestros clientes.

Y ya son muchas empresas, que “tienen controlado” sus esfuerzos de mercadeo, para que apoye de una forma estructural y sistemática los esfuerzos corporativos. El mercadeo es sumamente importante en las organizaciones, y como dije es ESTRUCTURAL. Un error común que cometemos, es que lo relegamos a simplemente un área que produce gasto. Y el error, está en nosotros los ejecutivos que todavía no hemos tomado las riendas de la estrategia y el mercadeo de la organización.

Muchos negocios son muy buenos, y producen increíbles ganancias, y por eso, no nos preocupamos por la estrategia ni el mercadeo, a mediano y largo plazo. Solo nos ocupamos por lo que sucederá este mes o este año. Pero en ambientes de alta competencia, el no cuidar nuestra existencia en el largo plazo es un riesgo muy alto para la organización. Y son los altos ejecutivos los responsables de garantizar esta existencia.

El “NUEVO MARKETING”, o tal vez debería decir el “VERDADERO MARKETING”, ya existe desde hace muchos años, pero nuestras empresas deben de hacerlo realidad en nuestras organizaciones. Este mercadeo se basa en principios ampliamente hablado, pero muy poco implementados:

1. El mercadeo empieza por el cliente. El es el que comprará nuestros productos y servicios. Debemos de serles útiles. La manipulación a los clientes es parte del pasado.

2. No nos engañemos a nosotros mismos con PLANES DE MARKETING DE ESCRITORIO. Los planes de marketing, deben de estar basados en el cliente, sus necesidades, y un estudio profundo de los objetivos de nuestra empresa para atender, y por ende hacer dinero con estas necesidades.

3. El mercadeo es responsabilidad de los altos ejecutivos.

4. El mercadeo es una inversión, que debe de producir resultados cuantificables

5. El mercadeo no es arte, es un proceso de entender las necesidades de los clientes, tanto las declaradas y reales, como las nos declaradas, de deleite y secretas (Kotler 2006). El arte está en hacer las campañas, que deben de nacer de las estrategias basadas en estas necesidades.

6. Los sistemas informáticos, que tanto bien han brindado a otras áreas del negocio, son imprescindibles en mercadeo también.

El mercadeo, es un recurso básico en nuestras empresas. Usémoslo, pero usémoslo bien.

Un abrazo
Edgar Vásquez
Intesys Consulting

Contratar correctamente!

Existen muchisimas tareas a realizar correctamente en nuestras empresas, y una de ellas, y tal vez, de la que menos se habla, es COMO CONTRATAR CORRECTAMENTE A LOS MEJORES.

Algunos autores indican que no es posible contratar a los mejores, porque al final del camino, cada empresa termina teniendo un grupo de empleados similar al universo del cual se tomaron. No creo esto, y si esto fuera cierto, todos lo desarrollado en el tema de Reclutamiento y Seleccion no tendria sentido. Lo cual, en si mismo no tiene sentido!

En este mes de Abril 2009, en enviado a todos los inscritos a nuestro sitio web, un resumen en español del libro "La verdad sobre como contratar a los mejores". El resumen esta titulado "Contratar a los Mejores". Si se inscriben al site, con gusto les enviare este resumen, y seguiran recibiendo dos resumenes mensuales, de excelentes libros como este.

El link para inscribirse es: http://www.intesysconsulting.com/registro

Como parte de mi trabajo, en diferentes empresas, tanto antes como funcionario de ellas, como ahora como responsable de una empresa de consultoria, he tenido que revisar miles de curriculums, y contratar cientos de personas. Puedo decir que la mayoria de las contrataciones han sido exitosas, aunque algunas no lo fueron. Siempre es importante reconocer cuando no hemos sido exitosos en algo, estudiar por que no lo fuimos y aprender de ello.!!!

DEBEMOS TENER MUCHO CUIDADO AL CONTRATAR, por muchas razones, y una de ellas, es por su costo: El contratar a la persona incorrecta, cuesta al menos tres veces el salario anual de la persona contratada!!!. Y se pierde al menos 1 año de tiempo para poner en practica acciones, estrategias, e ideas, que a la postre podrian costarle a la empresa mucho mas.

Algunos temas, para mi importantes, en el momento de contratar personal, es:

1) Verlos como personas y no como empleados.
Muchas veces, solo vemos su experiencia, su titulos, sus logros, pero no vamos mas alla... a la persona. Hay que recordar que estamos contratando un se humano, y que es imposible separar a la persona del empleado. Y al final, el que toma las decisiones, dia a dia, de que es lo que hace, y como la hace, es la persona y no el empleado.

2) Buscar conocer si las personas tienene una ACTITUD POSITIVA y PASION.
No todos los puestos, ni las empresas son iguales, pero en general, yo prefiero personas que tenga un deseo interior de hacer bien las cosas, de crecer, de aprender, de buscar nuevos niveles de productividad y crecimiento. Tanto una ACTITUD POSITIVA, como una PASION por el trabajo, es muy dificil crearlos en las personas. Casi que creo, que estas "ya bienen de fabrica". Y por lo tanto, hay que buscar que los candidatos ya las tengan.

3) Un buen numero de candidatos mienten o al menos disfrazan la verdad.
Lastimosamente, esto es asi. Y es responsabilidad del entrevistador descubrirlo. Por lo tanto, el entrevistador, debe de ser muy perspicaz. Algo que hacemos en nuestra empresa, es que a todos los candidatos les pedimos su curriculum, y luego les pedimos que llenen un formulario qe llamamos F-0013, que es practicamente el curriculum en una forma estructurada. Esto permite cotejar informacion, y estar mas seguros que no estan quedando "lagunas" de informacion.

4) Planificar.
Como sabemos, EL EXITO NO ES CASUALIDAD, SE CONSTRUYE. Por lo tanto, si queremos hacer una buena contratacion, debemos de trabajar ANTES de la contratacion. Todo el desarrollo en Recursos Huamnos, nos apoya mucho en esto, el conocer muy bien el puesto que va a ocupar la persona, el conocer el QUE va a hacer, COMO lo debe de hacer y QUIEN lo debe de hacer con anterioridad, asi como planificar todo el proceso de contratacion, incluyendo, cada fase, las preguntas, pruebas y mas detalles, ANTES de iniciar con el primer candidato, sera una gran ayuda para mejoar esta contratacion.

5) Los candidatos tambien deben de "contratarnos":
Y por ultimo, no olvidar que el candidato, tambien debe de conocer, en el momento oportuno, cual es la empresa interesada en contratarlos, y que es lo que espera de ellos, ANTES de contratarlos. De nada nos sirve contratar a una persona, que tal vez, acepte el trabajo, pero no se sentira bien haciendo lo que necesitamos que haga, con su consecuente perdida de productividad y satisfaccion en el trabjo.

Saludos
Edgar Vasquez.
INTESYS CONSULTING

Creacion del Blog de Intesys Consulting

Internet, y toda su grandisima funcionalidad, trae increibles herramientas para compartir informacion, conocimiento, experiencias, y en resumen, vivir a traves de este increible nuevo mundo.

Hace tres años, creamos esta empresa, INTESYS CONSULTING, que precisamente esta orientada a compartir conocimiento, y por eso, hoy estamos abriendo este blog, como herramienta concreta para hacerlo.

Nuestra empresa esta abocada a apoya a los ejecutivos, en su funcion de planificar, dirigir y tomar decisiones en los campos de Estrategia, Mercadeo, Ventas, Sistemas de Informacion y Administracion de Proyectos. Estamos seguros, que nuestra experiencia y preparacion les apoyara en mucho.

Un ejemplo concreto, es que compartimos con los subscriptores de nuestro web site (http://www.intesysconsulting.com/), mensualmente, resumenes de libros de actualidad, que nos ayudan a todos a mejorar la forma en que analizamos, pensamos y tomamos decisiones sobre nuestras empresas, y en definitiva, sobre nuestra vida.

Este blog es abierto, y tanto podemos hablar sobre los temas que damos consultoria, como tambien sobre los libros que compartimos con nuestros mas de 600 inscritos a nuestro web site, en este momento.

Los ultimos libros que enviamos a nuestros subscriptores fueron:

1) El Ejecutivo al minuto (E024)
2) El pequeño libro rojo de repuestas sobre ventas (E070).

El resumen "El Ejecutivo del minuto", es un libro que ya tiene algunos años, pero es EXTRAORDINARIO. Cuando este libro se publico, rompio muchos paradigmas de la administracion y la direccion de personal. Personalmente pienso que todo Ejecutivo, debe de leerlo y aplicarlo en sus tareas diarias..

Y el resumen "El pequeño libro rojo de las ventas", sintetiza de una forma impresionante, todos los conceptos de la venta profesional. Hoy en estos tiempos "especiales", no debemos desfallecer y tenemos que luchar por lograr mas y mas ventas. Este libro definitivamente ayudara a sus equipos de ventas a vender mejor.

Un abrazo
Saludos
Edgar Vasquez