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sábado, 13 de junio de 2009

Casi todos queremos llegar más lejos!

A mis 47 años, y luego de conocer miles de personas, estoy muy seguro que casi todos los seres humanos queremos llegar aun mas lejos de donde estemos!!

Pero, creo que un buen porcentaje de nosotros, no lo logramos. Al final de nuestras vidas, simplemente nos conformamos con lo que hayamos conseguido, y la gran cantidad de sueños que tuvimos quedaron en el olvido.

Sin embargo, algunos sí logran muchos de estos sueños. Y por que los logran? Bueno… en primera instancia, podría ser porque tuvieron una capacitad intelectual y una tenacidad fuera de lo normal. Pero también hay hombres y mujeres que sin ser excepcionales, lograron estos sueños porque usaron los medios más adecuados y técnicas correctas para ello.

Este blog, pretende dar luz sobre este tema, con el mejor objetivo de ayudar a aquellos soñadores, que somos todos, a lograr estos sueños. Y aunque los comentarios, son duros inicialmente, estos buscan QUE NUESTROS SUEÑOS, QUE VUELAN ALTO, TAMBIEN TENGAN SUS PIES EN LA TIERRA Y LOGREN SUS COMETIDOS.

Yo me considero un soñador, y la verdad, lo que escribo refleja tanto mis vivencias, como las de muchos amigos.

La realidad de los sueños:

1. No están completos.
2. Nadie cree en ellos. (Ni nuestros familiares)
3. Son difíciles
4. Son originales y por lo tanto la incertidumbre es muy alta
5. Los soñadores NO tienen el conocimiento necesario para hacerlos realidad
6. Los soñadores, NO tienen los recursos necesarios para concretizarlos

Como vencer estos obstáculos innatos de los sueños?

1. No están completos.
Cuando tenemos un gran objetivo, un gran deseo, este no está para nada elaborado. Falta mucho trabajo por hacer. Toda persona que quiera lograr grandes proyectos, tiene que estar clara que debe de trabajar en el DISEÑO de su proyecto, y que debe de PLANEAR lo que hará para hacerlo realidad. Debe de estar consciente que le tomará TIEMPO el ir diseñando todo el sueño, y que luego le consumirá, aun mas TIEMPO el ir implementando su sueño.

2. Nadie cree en ellos. (Ni nuestros familiares)
Es fácil, para cada soñador, pensar que nuestro sueño es lograble, porque vivimos en él, (o porque estamos absortos en él). Pero nadie o prácticamente nadie lo apoyará de buenas a primeras, y en muchos casos nadie apoyará nuestro sueño nunca. (Hasta que ya sean una realidad, y ahora si sobran los que te apoyan!!). El soñador, por lo tanto, debe ser una persona que pueda desarrollar su sueño en solitario y sin apoyo de nadie, pero esto no debe de llevarlo a trabajar solo nunca, ya que realizar un proyecto requiere de la colaboración de muchas personas, las cuales debe de ser guiadas y motivadas por el soñador, sin que este pierda el sentido de que solo él, o ella está realmente comprometido (a) con su proyecto.

3. Son difíciles
La idea de construir algo de la nada, es muchísimo más difícil de lo que incluso parece. No hay absolutamente nada. No hay mercado, ni estructura, ni personal, ni producto, ni capital, ni apoyo de ningún tipo. Vale la pena realizarlo!. En mi propia experiencia, llevo más de seis años trabajando en mi propio proyecto, y puedo decir que son los mejores seis años de mi vida. Pero, hay que desechar de tajo, la idea de que es fácil, o medianamente difícil. No… es muy difícil!!.... Y creo que son muy pocos los que están dispuestos a afrontar retos de este tipo.

4. Son originales y por lo tanto la incertidumbre es muy alta
Aunque, como soñadores, creemos tener en nuestra mente, toda la idea de cómo lleva a cabo un proyecto, debemos afrontar la realidad de que nadie antes lo ha hecho, o bien las personas o empresas que lo han hecho, han realizado este tipo de proyectos en otras latitudes, o bien en otras circunstancias, ya que normalmente un sueño no es copiar algo hecho por otro, sino crear algo original. Y esto precisamente conlleva mucha INCERTIDUMBRE. Esto no es un problema, sino que es parte del proyecto. Lo que sí es problema es no reconocer que esta INCERTIDUMBRE existe y no TRABAJAR desarrollando los medios necesarios para disminuirla. Hay que tener muy en claro que:

A MAYOR INCERTIDUMBRE MAYOR POSIBILIDAD DE FRACASO!

5. Los soñadores NO tienen el conocimiento necesario para hacerlos realidad
Este es otro trabajo a que debe de abocarse el soñador. Primero, debe de reconocer, que aunque lo crea, no tiene todos los conocimientos necesarios. Tal vez si tenga conocimientos técnicos, pero no ejecutivos o tácticos. Tal vez tenga la capacidad de ejecución, pero no conozca los detalles de manejo de personal, etc. El llevar una empresa de este tipo, requiere muchos conocimientos, y de muchos tipos y en la mayoría de los casos, el emprendedor, conocerá algunas áreas muy bien, y esto le dará una falsa ilusión de seguridad. Grave ilusión que ha llevado muchos a perder sus sueños!!!.... Trabajemos en este tema también para lograr salir de estos proyectos exitosamente!!

6. Los soñadores, no tienen los recursos necesarios para concretizarlos
Esta limitación, es muy similar a la limitación de la falta de conocimientos. Nuevamente, los emprendedores, fácilmente pensamos que los recursos que tenemos son suficientes, pero dada la incertidumbre que debemos afrontar en nuestros proyectos, nunca podemos estar seguros que los recursos que tenemos son suficientes. Y cuando hablamos de recursos, hablamos de dinero, pero también hablamos de maquinaria, personal, tiempo, recursos tecnológicos, etc.

Mi último comentario: UN SUEÑO ES UN PROYECTO.

Esto dice mucho… La tasa de fracasos en proyectos es altísima, incluso, en proyectos realizados por empresas y por profesionales, por lo que no hay que asombrarse que nuestros sueños, que también son proyectos, también tengan buen porcentaje de posibilidad de no salir bien librados. Recomiendo fuertemente, que los emprendedores se capaciten en ADMINISTRACION DE PROYECTOS. Esto realmente les ayudará decisivamente.

Exitos

Edgar Vásquez
Inteys Consulting
edgar.vasquez@intesysconsulting.com

sábado, 25 de abril de 2009

Errores en la Administracion de Proyectos

"Todo es un Proyecto".

Desde que empecé a estudiar formalmente Administración de Proyectos hace unos años, he escuchado esta frase: "Todo es un Proyecto", y he empezado a pensar que es muy cierta. Ya que muchas de las labores que se realizan tanto en nuestras empresas como en otros campos, tienen un inicio definido, y deberían tener un final definido, cosa que prácticamente no se cumple, y precisamente por eso, los encargados de hacer estos proyectos, hasta se resisten de colocar una fecha de finalización, ya que saben que NO LA VAN A CUMPLIR. Pero lo peor, que no se dimensiona, es que cuanto mas dure un proyecto más dinero seguirá drenando a nuestras organizaciones. Y es aquí donde llamo la atención a los gerentes y Juntas Directivas de las empresas. DEBEN EXIGIR QUE LOS PROYECTOS ANTES DE INICIAR, TENGAN UNA FECHA DE FIN, Y QUE ESTA SE CUMPLA.

La “Administración de Proyectos”, es precisamente la disciplina que debe de garantizar que los proyectos, terminen en su fecha especificada, cuesten lo que se dijo que costarían, y que al final se logren todos los objetivos que se establecieron al inicio, más los que en forma ordenada, y profesional se incluyan en el proceso de su desarrollo.

Durante tantos años asociado a proyectos de mercadeo, tecnologías de información, y de ventas, he podido apreciar y confirmar reiterativamente, lo que para mí son los TRES VERTICES DEL TRIANGULO DE LA MUERTE, que hace que estos proyectos fracasen. Y uso la palabra “fracasen”, porque a pesar de que los proyectos lleguen a finalizar “algún día”, el hecho de que cuesten el doble de lo que se estableció, que duren el doble del tiempo que se pronosticó, y que al final, no hago todo lo que se dijo o esperó que hiciera (lo cual es lo más común), debe de llamarnos a ser más exigentes con nosotros mismos y ver a todas luces que fracasaron.

Muy probablemente, si desde el inicio se hubiera hablado de estos costos, tiempos y alcance, estos proyectos no se hubieran realizado!

TRES VERTICES DEL TRIANGULO DE LA MUERTE EN LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

1) Personas NO capacitadas para administrar el proyecto a cargo de estos proyectos.
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Hasta hace algunos años, se pensaba que una persona por conocer y ser un profesional en el tema, podía realizar un proyecto sobre el ese tema. Por ejemplo, un doctor podía hacer una operación, un ingeniero un puente, un analista de sistemas, el desarrollo de un sistema, un mecánico hace un “tune-up” al carro. Sin embargo, esto no es cierto, todos ellos tienen el conocimiento para hacerlo, pero muy probablemente no tienen el conocimiento para hacer que el proyecto sea exitoso, es decir que logre cumplir y satisfacer la triple restricción de un proyecto dado: a) Su tiempo esperado de finalización, b) Cumplir su presupuesto, y c) Lograr sus objetivos (Calidad del proyecto). Realizar proyectos es una profesión en sí misma. HAY QUE APRENDER A HACER PROYECTOS. Hay metodologías, conocimiento, técnicas, experiencia y habilidades personales que deben de aprenderse formalmente y ejercitarse. El “Administrar Proyectos” es una profesión. Definitivamente un doctor, un ingeniero, un analista de sistemas, o un mecánico, deben de ser parte del “equipo del proyecto”, pero debe de ser un profesional en administración de proyectos el que lo lidere.

2) Falta de verdaderos “Stakeholders”
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Estos señores son los interesados, tanto en forma directa como indirecta de un proyecto.

Sin embargo, en este apartado, no me refiero a los “stakeholders” indirectos, que no conocen lo importante que son para un proyecto específico, y que es responsabilidad del Administrador del Proyecto, el hacer que sus necesidades, sean consideradas y gestionadas.

Sino más bien, me refiero a los “stakeholders” que hacen que el proyecto nazca y que deberían ser los que desde un inicio del proyecto, dediquen los recursos, el tiempo y todo el apoyo que el proyecto requiere. Lo primero que estos señores, deben de garantizar es que se contraten y utilicen los recursos humanos idóneos, con la capacitación y experiencia requerida, luego ser parte activa del proyecto, siendo un apoyo para el Gerente del Proyecto, y simultáneamente, ejerciendo su influencia para que aspectos fuera del alcance de este gerente de proyecto, puedan también, ser gestionados exitosamente.

3) Aceptar que existen proyectos que no deben de iniciar, o bien deben de detenerse y sus recursos ser reorientados a otros proyectos.
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Existen varias razones por las cuales, un proyectos debe de cancelarse. Y esto no se afronta en nuestras organizaciones, y a pesar de ello, seguimos dándoles recursos, haciendo perder el tiempo y dinero a otras personas y organizaciones, incluso a la nuestra propia organización. Algunas de estas razones son:

a) Existen, los llamados “ocuyectos”, es decir proyectos que existen porque a “alguien se le ocurrió que algo debía hacerse”, sin que mediara una verdadera necesidad, o una alineación con el negocio, o bien, si son buenas ideas, pero no es el momento histórico en la empresa, para realizar el proyecto en este momento.

b) También puede suceder, que el proyecto va a producir un producto que no será rentable, o que su momento ya no es el adecuado.

c) El proyecto, puede ser el correcto, pero su planificación se realizó incorrectamente

d) No existe el compromiso adecuado de los “stakeholders”

e) Nos damos cuenta que no se dispone de los recursos necesarios.

En estos casos, y en muchos otros hay que llevar el tema de “cancelar el proyecto” a la mesa, y tomar las decisiones del caso. Posteriormente, analizar que nos hizo iniciar un proyecto incorrecto y aprender para no volver a desperdiciar en forma tan triste los recursos de nuestras organizaciones.